Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 21 août 2026

Cette politique décrit le traitement des données personnelles sur le site Kiarana, dans l’application web et dans les applications mobiles iOS et Android.

1. Qui traite les données ?

Stéphane Lou - Kodoa, entreprise individuelle, CHE-291.425.305, Route des Châtaigniers 14b, 1868 Collombey, Suisse, édite et exploite Kiarana.

Contact relatif à la confidentialité : support@kiarana.com. Contact général : steph@kodoa.ch.

Pour les données métier enregistrées par une organisation cliente — notamment celles de ses employés, clients, fournisseurs et chantiers — cette organisation détermine les finalités du traitement. Kodoa agit alors comme sous-traitant technique. Pour la gestion du service, de la sécurité, du support, de la facturation et du site public, Kodoa agit comme responsable du traitement.

2. Données traitées

2.1 Compte et identité professionnelle

• nom, prénom, adresse e-mail, téléphone et coordonnées professionnelles ;
• organisation, rôle, droits d’accès et rattachements aux espaces de travail ;
• mot de passe conservé sous forme d’empreinte, historique de connexion et état du compte.

2.2 Données métier confiées à Kiarana

• contacts, clients, fournisseurs, employés, adresses et informations contractuelles ;
• projets, chantiers, interventions, tâches, planning, déplacements, heures, absences et rapports de travail ;
• offres, commandes, factures, articles, coûts, documents et données synchronisées avec les intégrations choisies par l’organisation ;
• notes, messages opérationnels, photos, pièces jointes et autres contenus saisis par les utilisateurs.

2.3 Fonctions mobiles

• photos prises ou sélectionnées pour documenter une intervention ou un rapport ;
• enregistrements vocaux et transcriptions produits lors d’une dictée ;
• identifiant d’une puce NFC, date du scan, utilisateur, appareil et résultat de l’opération ;
• jeton Firebase associé à l’installation pour acheminer les notifications ;
• cookies de session, préférences locales et file d’attente hors ligne jusqu’à l’envoi réussi.

La caméra, la photothèque, le microphone, le NFC, les notifications et la biométrie ne sont utilisés qu’après l’action de l’utilisateur ou l’autorisation du système. La biométrie sert uniquement à déverrouiller localement l’application : Kiarana ne reçoit ni empreinte digitale ni représentation du visage.

2.4 Données techniques et mesure d’usage

• adresse IP, User-Agent, système, langue, dates de connexion, routes consultées et identifiants techniques de session ;
• journaux d’erreur, contexte technique et données nécessaires à la sécurité et au diagnostic ;
• en production, événements de navigation, erreurs et enregistrements de session via PostHog lorsque ce service est activé. Un utilisateur connecté peut y être associé à son adresse e-mail et à son organisation.

2.5 Site public et support

Lorsque vous demandez une démonstration ou contactez le support, nous traitons les coordonnées et le contenu que vous transmettez afin de répondre à votre demande.

3. Origine des données

Les données proviennent de l’utilisateur, de son organisation, de son appareil ou des services que l’organisation choisit de connecter, notamment Bexio et Praxedo. Certaines adresses peuvent être recherchées via Google Places et certaines données publiques d’entreprise via les registres officiels disponibles.

4. Finalités et bases du traitement

• fournir les fonctions de gestion, de planification et de suivi terrain prévues au contrat ;
• authentifier les utilisateurs, maintenir les sessions et protéger les accès ;
• synchroniser les services activés par l’organisation ;
• transcrire une dictée, acheminer une notification ou traiter une action hors ligne demandée par l’utilisateur ;
• assurer le support, diagnostiquer les erreurs, prévenir les abus et améliorer la fiabilité du service ;
• répondre aux demandes commerciales et respecter les obligations légales et comptables.

Ces traitements reposent, selon le contexte, sur l’exécution du contrat, les obligations légales, l’intérêt légitime à sécuriser et améliorer le service, ou le consentement lorsque le système demande une permission facultative.

5. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés de l’organisation, à Kodoa lorsque cela est nécessaire au support ou à l’exploitation, et aux prestataires utiles à la fonction demandée :

• Infomaniak Network SA : hébergement en Suisse et traitement des fichiers vocaux par le service d’intelligence artificielle utilisé pour la transcription ;
• Google : Firebase Cloud Messaging pour les notifications et Google Places lorsque la recherche d’adresse est utilisée ;
• PostHog, infrastructure européenne : mesure d’usage, erreurs et enregistrement de session lorsque ces fonctions sont activées ;
• Bexio et Praxedo : uniquement pour les organisations qui activent volontairement ces intégrations ;
• OpenStreetMap : chargement de fonds de carte, susceptible de transmettre l’adresse IP du terminal.

Apple et Google traitent également les données nécessaires au téléchargement de l’application et au fonctionnement de leurs systèmes d’exploitation selon leurs propres politiques. Kiarana ne vend aucune donnée et n’utilise aucune donnée à des fins de publicité ciblée.

6. Hébergement et transferts

Les données principales de Kiarana sont hébergées en Suisse. Certains prestataires peuvent traiter des données dans l’Union européenne ou, pour les services mondiaux de Google et Apple, dans d’autres pays avec les mécanismes de protection prévus par leurs contrats et la législation applicable.

7. Conservation

• les comptes et données métier sont conservés pendant la relation contractuelle, puis supprimés ou restitués selon les instructions de l’organisation, sous réserve des obligations légales ;
• les pièces ayant une portée comptable ou contractuelle peuvent être conservées pendant la durée imposée par la loi ;
• les photos, fichiers audio, transcriptions et événements NFC restent liés à leur enregistrement métier jusqu’à sa suppression ou à une instruction de l’organisation ; aucune purge temporelle automatique supplémentaire n’est actuellement appliquée ;
• la file hors ligne locale est conservée jusqu’au premier envoi réussi, à l’effacement des données de l’application ou à sa désinstallation ;
• le jeton de notification est supprimé à la déconnexion, lors de la suppression du compte ou lorsqu’il est rejeté comme invalide ;
• la session mobile expire après 90 jours d’inactivité et est invalidée à la déconnexion ou lorsque l’accès de l’utilisateur est révoqué ;
• les journaux serveur sont soumis à une rotation technique de dix fichiers. Leur durée exacte dépend du volume d’événements ;
• la conservation des événements PostHog dépend de la configuration du compte de service et n’est pas fixée par le code de Kiarana.

8. Vos choix et vos droits

Selon la LPD suisse et, lorsqu’il s’applique, le RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, la remise, la limitation ou la suppression de vos données, vous opposer à certains traitements et retirer un consentement.

Les comptes Kiarana sont créés par les organisations clientes. Pour une donnée métier ou la suppression d’un compte professionnel, contactez d’abord l’administrateur de votre organisation. Vous pouvez aussi écrire à support@kiarana.com ; nous transmettrons ou traiterons la demande selon notre rôle. Une réponse peut nécessiter une vérification d’identité.

Vous pouvez retirer une permission mobile dans les réglages iOS ou Android. La déconnexion supprime la session et le jeton de notification de l’appareil. Le refus d’une permission facultative n’empêche pas l’utilisation des autres fonctions.

9. Sécurité

Kiarana utilise notamment le chiffrement TLS des communications, des mots de passe hachés, des contrôles d’accès par organisation et par rôle, une séparation logique des tenants, des sauvegardes et des mécanismes d’invalidation de session. Aucun système n’étant infaillible, tout incident suspect peut être signalé à support@kiarana.com.

10. Cookies et stockage local

Les cookies indispensables assurent l’authentification, la sécurité et les préférences. Les applications mobiles conservent ces cookies dans la WebView afin de maintenir la session. Lorsque PostHog est activé en production, il peut utiliser des identifiants locaux pour la mesure d’usage et l’enregistrement de session. Les réglages du navigateur ou de l’appareil permettent d’effacer ces données, avec pour conséquence possible une déconnexion.

11. Mineurs

Kiarana est un service professionnel fourni aux organisations et n’est pas destiné aux enfants.

12. Évolution de cette politique

Cette politique peut évoluer avec les fonctions et les prestataires de Kiarana. La date de mise à jour figure en tête de page. Les changements importants sont communiqués par un moyen adapté au contexte.

13. Réclamation

Vous pouvez adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, lorsque le RGPD s’applique, à l’autorité de contrôle compétente de votre lieu de résidence.